Designing Twist: Udfordringen ved at gøre teamwork mindre stressende

Design er aldrig neutralt. Sådan bygger vi en app omkring vores virksomheds stærkeste værdier.

Design er aldrig neutralt. Det føles som om de apps, vi bruger hver dag, giver os al frihed og valg i verden, men det er faktisk aldrig tilfældet. Hver mulighed, hver knap, hver interaktion definerer ikke kun de handlinger, vi kan udføre, men også de handlinger, vi vil tage.

I betragtning af hvor meget plads vi giver apps i vores liv - i vores arbejde, vores økonomi, vores fitness, vores underholdning, vores sociale liv - har de valg, vi træffer som designere, meget virkelige konsekvenser.

Da vores fjernteam begyndte at bruge Slack for tre år siden, oplevede vi den subtile, men reelle indflydelse, som design har på adfærd. Fra det fritflydende chat-kanal til dets enkelt-ad-gang-beskedkomponister, blev alt omkring Slack designet til at holde dig i kommunikation med dit team i realtid, hele tiden. (Det er ikke overraskende, at teamet bag Slack oprindeligt designet spil-apps).

Svarede konstant på gruppechat-beskeder den bedste brug af vores tid? Selvfølgelig ikke. Men det er det, vi fandt os selv ved at gøre.

Vi identificerede et behov for en anden form for kommunikationsværktøj og sætter os på at designe Twist. (Du kan læse mere om denne beslutning her.)

Twists design er bestemt heller ikke neutral. Vi forsøger med vilje at opbygge et værktøj omkring de værdier, vi har som firma:

  • At de tankevækkende samtaler, der skubber meningsfuldt arbejde fremad, er livsgrundlaget for et team.
  • For at være gennemsigtige skal samtaler ikke kun være tilgængelige for alle, de skal også organiseres på en måde, så folk faktisk kan gå tilbage og finde dem senere.
  • At mennesker skal være i stand til at afbryde forbindelsen for at fokusere på deres arbejde - eller nyde livet uden for deres job eller tage en ferie - uden at føle, at de går glip af vigtige samtaler.
  • At folk skal være i stand til at arbejde fra enhver tidszone i verden på den tidsplan, der fungerer bedst for dem, uden at blive udeladt fra vigtige diskussioner.
  • Dette arbejde skal bringe opfyldelse, ikke stress og angst.

Vi ønskede at give dig et gennemsigtigt kig på de valg, vi tog for at designe Twist omkring disse værdier, de problemer, vi stod overfor, og hvordan vi løste dem, og de udfordringer, vi stadig står overfor. Uanset om du er en designer, der er interesseret i at opbygge flere etiske principper i dine egne apps, eller nogen, der er interesseret i at lære om, hvordan Twist faktisk udviklede sig, håber vi, at du lærer noget nyttigt.

De 3 originale krav

Da vi startede havde vi ikke en konkret liste med specifikationer til vores nye applikation, men vi stillede os til tre hovedkrav, der ledede designet fra starten:

1. Et værktøj til al holdkommunikation

Indtil dette tidspunkt brugte vi Slack som en chat-app, Wedoist (vores gamle interne værktøj) til diskussioner på længere sigt, undertiden e-mail til andre samtaler, direkte messaging-apps som Hangouts til hurtigt at tale med andre, Todoists delte projekter til endnu andre interne meddelelser , og mere.

For mange kommunikationsværktøjer gjorde det umuligt at fokusere.

Denne fragmenterede kommunikation gjorde det umuligt at vide, hvor hver samtale var, når vi skulle henvise til den senere. Ting blev savnet, og kommunikationen føltes uorganiseret og stressende.

Vi var nødt til at oprette en app, der var i stand til at huse alle de forskellige former for kommunikation, der sker hos en virksomhed ét sted uden at være for kompliceret.

2. Mest offentlig kommunikation

Gennemsigtighed er central for den måde, vi arbejder på Doist på. Vi ved af erfaring, at vi kan opbygge et bedre firma og bedre produkter hurtigere, hvis vi ikke diskuterer ting isoleret. For eksempel er det kun to af de 50 Twist-kanaler, som vi har, helt private. Som et eksternt firma er dette niveau af gennemsigtighed af afgørende betydning, men vi mener, at alle hold kan drage fordel af demokratiske, gennemsigtige og inkluderende samtaler.

Uanset hvad vi byggede var nødvendigt for at sikre, at størstedelen af ​​informationerne var tilgængelige for og søgbare af alle - især nytilkomne, der ikke er opmærksomme på, hvad teamet allerede har diskuteret.

3. Asynkron kommunikation

Teknologi har gjort realtidskommunikation mulig med et enkelt klik, men vores team anerkendte faren ved konstant forbindelse. Hos Doist tror vi på ambitioner og balance. Vi prioriterer tid til at afbryde forbindelsen, ikke kun for at nyde livet uden for arbejdet, men også for at kunne udføre det dybe arbejde, der bevæger vigtige projekter fremad.

Vi tror også, at fremtidens arbejde er fjernt - hvor mennesker med forskellig baggrund, lande og tidszoner mødes for at bygge bedre produkter og virksomheder. Med teammedlemmer spredt over tidszoner fungerer kommunikation i realtid bare ikke. Hvis vi ønskede, at alle skulle have en stemme - uanset deres placering, tidszone eller arbejdsstil - vidste vi, at vi ikke kunne basere hele virksomhedens kommunikation på chat i realtid.

Vi var nødt til at gå dybere og udvikle det nye produkt (og vores firma) til asynkron kommunikation. Med vores nye værktøj havde alle brug for at være i stand til at kommunikere på deres egen tidsplan uden at gå glip af noget vigtigt.

Hvordan gjorde vi tre kernekrav til en fuldgyldig app? Resten af ​​dette indlæg beskriver flere af de vigtigste beslutninger, vi har taget undervejs for at tilpasse UX / UI-designet til vores overordnede produkt- og virksomhedsvision.

Brug af principper i praksis

Chat vs tråde

Det største problem, vi havde med Slack, var chatstrukturen, hvor flere emner flettes sammen til en uendelig samtale. Ikke kun blev oplysninger hurtigt begravet, men de bandt også folk til appen og kontrollerede konstant nye udviklinger i en kanal.

Vi indså hurtigt, at ældre former for digital kommunikation - e-mails og fora - faktisk havde undgået dette specifikke problem (omend mens de skabte forskellige egne spørgsmål). Brugere kan oprette et nyt emne / e-mail til hver samtale, give det et emne, og fra det tidspunkt ville diskussionen forblive organiseret og om emnet.

Samtaler, der er struktureret omkring bestemte emner, forekommer muligvis langsommere end i chat, men de sikrer, at vigtige diskussioner ikke bliver begravet eller gået glip af, mens nogen tilbringer tid med deres børn eller sover eller fokuserer på andet arbejde. Tråde gør det nemt at vende tilbage til tidligere samtaler senere på dagen, i morgen, næste uge, næste år, når som helst.

Med andre ord vil placering af tråde i kerne af produktet hjælpe hold med at holde samtaler både gennemsigtige og asynkrone (to af vores tre originale krav).

Efter at have løst vores største UX-designproblem, begyndte vi endelig at oprette de første wireframes for den nye app:

Tidligt Twist-layoutdesign fra maj 2015 med fokus på tråde, endnu ingen direkte beskeder.

Desværre havde vi ikke helt løst vores første krav: al kommunikation ét sted.

Tilføjelse af direkte beskeder

To år efter produktudvikling skiftede vores team udelukkende fra Slack til Twist. Det var ganske vist en grov overgang. På det tidspunkt var den eneste måde at kommunikere i Twist på via tråd.

Som vi antog, var tråde gode til at diskutere arbejde. Men det ineffektive kameraderi, der fulgte med chat i realtid, manglede, og alle på holdet følte det. Nogle mennesker forsøgte at bruge tråde til at "chatte", men det var som at prøve at sætte en firkantet knap i et rundt hul. Det passede bare ikke med grænsefladen. Vi vidste, at vi var nødt til at løse dette problem for os selv, hvis vi havde noget håb om at gøre Twist til et levedygtigt alternativ til gruppechat-apps.

Kort efter skiftet besluttede vi at tilføje en form for direkte beskeder til at supplere tråde - noget, der ville gøre kommunikationen føles lettere og mere afslappet - uden at miste appens enkelhed eller samtalernes asynkrone karakter.

Vi testede og diskuterede en masse layouts internt ...

Layoutundersøgelser, der prøver at integrere direkte beskeder i Twist.

... men til sidst valgte vi at beholde meddelelser og tråde som to helt separate faner i appen.

Fokuser på hver type kommunikation i separate faner.

Vi gjorde dette af et par hovedårsager, der stammer fra at være opmærksomme på folks opmærksomhed:

1. Tråde er beregnet til mere komplette tanker og samtaler på længere sigt. Meddelelser er korte og afslappede, der bruges til hurtig indtjekning eller socialt samvær. Det er grunden til, at folk kan være i forskellige ”tilstande”, når de vil tjekke på en tråd eller starte en meddelelse. Med to separate faner for meddelelser og tråde kan folk tjekke på den ene uden at blive distraheret af den anden.

2. Da beskeder og tråde er beregnet til to meget forskellige former for kommunikation, kræver de meget forskellige UX / UI. På skrivebordet er meddelelsesinput et simpelt felt på én linje, der lader dig sende ved at trykke på Enter. I modsætning hertil har trådkomponisten et større indtastningsfelt, inkluderer en markdown-mulighed for formatering og kræver, at du klikker på Indlæg for at indsende. (Enter starter en ny linje.) Med tråde og meddelelser i den samme fane var den kognitive belastning ved at skifte komponist UI og kontekst alt for høj. Ved at holde dem i to separate faner gjorde overgangen mellem de to kommunikationsformer meget mere intuitiv.

Kommentarer og meddelelseskomponenter

3. Med meddelelser i en separat fane havde vi plads til komfortabelt at få vist en kodevisning af en ny meddelelse i en samtale, før en bruger klikker igennem. Det kan virke som en lille ting, men eksemplet på kodestykket gør det muligt for folk at vurdere vigtigheden af ​​en meddelelse med et øjeblik og beslutte, om de skal svare nu eller senere.

Det er let at kigge på en meddelelse eller tråd og se, om det haster eller ej.

Selvom vi har fundet ud af, at meddelelser er en vigtig komponent i teamkommunikation, er tråde stadig den vigtigste funktion i Twist. Ved onboarding lægger vi vægt på at skabe eller bidrage til en tråd som den vigtigste første handling. Beskeder er sekundære.

Mindfulde meddelelser

Underretninger er de vigtigste UX-værktøjer, som designere bruger til at holde folk tilbage til deres apps. For enhver kommunikationsapp er underretninger et nødvendigt onde, men vi ønskede at sikre, at folk, der bruger Twist, opretholder så meget kontrol som muligt over, når de kommunikerer.

Valg af, hvem der skal meddele

En anden enorm ulempe ved et gruppechatdesign som Slack var, at hver ny meddelelse i en kanal udløste en ulæste anmeldelse for alle i den kanal. Resultatet var en masse irrelevante ulæser, der rodede grænsefladen og trak os tilbage i samtaler, som vi ikke havde brug for at læse. Med tråde ønskede vi at skabe et mere opmærksomt system, der minimerede underretninger for alle.

Vi tog det, vi lærte af Todoist-opgavekommentarer, som udgangspunkt. Selvom alle i et delt projekt kan se alle opgavekommentarer, kan du vælge, hvem der specifikt får besked, når du sender et nyt. Vi anvendte lignende UX-principper på nyligt oprettede Twist-tråde og kommentarer: alle i en kanal kan se alt, men du vælger, hvem der skal informeres om en given tråd eller kommentar.

Ulæste prikker uden numrene

Når nogen har informeret nogen om en ny tråd eller kommentar, havde vi brug for en måde at fortælle dem om, at der er indsendt noget relevant uden at presse dem til at tjekke med det samme. Formålet med ulæste i Twist er at indikere relevant aktivitet, som brugere kan kontrollere, når de vælger at, ikke at trække folk tilbage i appen.

Ingen har brug for stresset ved at se 99 ulæste beskeder

Mange apps markerer ulæste med antallet af emner, der har brug for opmærksomhed, men at se et nøjagtigt antal kan være overvældende og skabe et subtilt pres for altid at forblive på “indbakke nul”. I stedet valgte vi at bruge en simpel ulæst indikatorprik uden et specifikt nummer. Designmæssigt gjorde vi den ulæste prik så subtil som muligt og viste dem kun på de vigtigste navigationsfane.

Fremtrædende anmeldelse snooze

Når vi løste meddelelser, der udløser en ulæst inde i appen, henvendte vi os til de potentielt meget mere distraherende skrivebords-, mobil- og e-mail-meddelelser, der sendes, når du ikke bruger appen.

Vi gjorde menuen Snoozing-underretninger let tilgængelig i øverste højre hjørne på skrivebordet, uanset hvor du er i appen. Folk kan slukke for alle meddelelser fra Twist i op til 8 timer. Du kan også vælge at planlægge daglig snoozing, så du kun modtager underretninger, når du rent faktisk arbejder.

At tilføje en mulighed for at indstille Days Off hver uge var en særlig vigtig funktion for vores team. Afbrydelse fra arbejde i weekenden er det, der holder os friske i den kommende uge. Vi ønskede også at hjælpe andre teams med at sætte sunde arbejdsgrænser.

Fritid

Time Off-eksempel på iOS

For mange ansatte føler, at de skal holde kontakten i løbet af deres ferier (hvilket naturligvis helt besejrer formålet med at tage ferie). Ud over dagligt og ugentligt snoozing, ønskede vi også en robust funktion, der ville sætte forventningen om, at du ikke behøver at tjekke dine samtaler, mens du er på ferie. Eller sygefravær. Eller forældreorlov. Eller bare ude af kontoret i en længere periode.

Når nogen sætter deres "Time Off", slukker Twist alle underretninger, indtil du kommer tilbage. Dit profilbillede skifter automatisk til en Time Off-avatar (som ændres afhængigt af årsagen til din orlov), og der vises en meddelelse ved siden af ​​dit navn, der angiver, hvorfor du er væk, og når du vender tilbage.

Hvis du viser din Time Off-status så fremtrædende i grænsefladen, kan folk vide, at de ikke forventer et svar. Hvis det haster, kan de finde en anden, der kan hjælpe. Hvis det ikke er tidsfølsomt, kan de sende en kommentar, som du kan kontrollere, når du kommer tilbage.

Beder om tilladelse til anmeldelse

At være opmærksom på dine underretninger er vigtig for os

Folk forventer at have muligheden for at modtage desktop-meddelelser, så vi vidste, at vi var nødt til at integrere tilladelser tidligt i brugeroplevelsen. Dette var imidlertid også helt i strid med vores filosofi om færre underretninger og mere fokuseret arbejde.

I stedet for at være nøjeregnende til at tænde for meddelelser, som en masse apps er, tilføjede vi en diskret grå meddelelse øverst på appen, der vises efter første gang, en bruger får en anmeldelse, der angår hende, og hvis tilladelserne i browseren ikke er ukendt , viser vi det nævnte banner. Selvom brugeren ikke griber ind, samler vi underretninger til en grænse på fem. I tilfælde af at brugeren tillader underretninger, vil vi straks vise afventende anmeldelse til grænsen for en pr. Type thread_added, comment_added eller message_added. Vi holdt ordlyden neutral, så folk let kunne beslutte, om de ønsker underretninger eller ej. Når de har truffet en beslutning, følger vi op med værktøjstip i underretningsindstillingerne for at fortælle dem, at de kan tilpasse deres underretninger, hvis de bliver for distraherende.

På denne måde bliver et potentielt klistret onboarding-øjeblik et naturligt øjeblik for at uddanne nye brugere om, hvordan appen kan hjælpe dem med at kontrollere hvornår og hvordan de kommunikerer med deres team.

Ingen “online tilstedeværelse”. Ingen “læse kvittering” indikatorer.

To kendetegn ved de fleste teamkommunikationsapps er indikatorer, der fortæller folk, hvis du er online, og indikatorer, der fortæller folk, om du har set en bestemt meddelelse. Begge disse funktioner skaber pres for at være tilgængelige og reagere straks. De sætter andre mennesker i kontrol over, når de kommunikerer med dig. Med Twist ville vi vende det på hovedet.

Vi fjernede online tilstedeværelses- og kvitteringsindikatorer helt. Når det er sagt, besluttede vi at beholde indikatoren “En person skriver…” for at undgå forvirring, når flere mennesker er online på samme tid (vi havde ikke dette oprindeligt, og det var en enorm smerte, at folk kommenterede hinanden). Når du ser "nogen skriver", kan du tage et øjeblik på at sætte din skrivning på pause og gennemgå den anden persons kommentar, inden du lægger din. Dette holder trådene lidt renere ved at undgå flere linjer med lignende kommentarer.

Resultatet er en UX, der får folk til at føle sig mere komfortable med at kommunikere asynkront snarere end at reagere med det samme.

Valg af fortrolighed frem for nyhed

Det kan være svært at få en person til at indføre et nyt værktøj. At få et helt team til at indføre et nyt værktøj sammen på samme tid er, ja, meget sværere. Med den udfordring i tankerne tager vi med vilje at opretholde UX-mønstre, som folk allerede er bekendt med, snarere end at opfinde nye, ukendte.

Vi var nødt til at sikre, at kerneoplevelsen ved at starte trådede samtaler - at investere tid og information i appen - var så intuitiv som muligt. Hver gang vi befandt os i at tilføje en værktøjstip, tog vi et skridt tilbage for at overveje designet og finde en mere indlysende og enkel løsning.

F.eks. Ligner begge den nuværende trådkomponist og indbakke-konceptet, der samler alle en persons relevante tråde, meget e-mail. Det ville have været let at lade vores egoer komme i vejen og designe noget helt unikt, men vores mål var at gøre det så let som muligt for hold at vedtage værktøjet lige fra flagermus. Twist opfinder ikke hjulet igen, men kombinerer snarere de mest nyttige aspekter af andre værktøjer i en enkelt app.

Indbakke med tråde der ligner e-mail-klienter

Fokus på multiplatform design

I disse dage er mobile-first design ikke kun et dejligt at have. Brugere er vant til smukt designede, intuitive mobile apps, og de forventer ikke mindre af de apps, de bruger til arbejde. Vi vidste, at vi ikke kunne oprette gode designløsninger til desktop og derefter prøve at tvinge dem til at passe til mobil. Design til alle platforme er nødvendigt at ske i tandem.

I løbet af oprettelsen af ​​Twist har vi udviklet en ny design-arbejdsgang for at sikre, at alle funktioner er optimeret til både mobil og desktop på samme tid. Hver nye funktion får et spec, der viser, hvorfor vi gør det, hvad det vil gøre, og bruges tilfælde og kanter til det. Derefter inkluderer designeren det foreslåede UX / UI-design til hver oprindelig platform - web, macOS, iOS og Android - sammen med alle kopierne til hver. Mock-ups og prototyper bliver opdateret, efterhånden som ændringer foreslås i designet, så alle har adgang til den seneste iteration. Her er et eksempel:

Vi bruger Dropbox Paper til vores designdokumentation

Med vores nye spec-system opretholder alle platforme funktionsparitet, mens forsætlige afvigelser i design eller kopi foretages for at følge platformspecifikke retningslinjer. Selvom både Android- og iOS-apps f.eks. Har den samme ikonografi, er deres indstillinger placeret bag en "mere" -knap forskellige steder. På Android er den placeret i navigationsskuffen, og på iOS kan den findes i den nederste fanebjælke. På denne måde bliver brugerne bekendt med begge platforme, uanset hvilken enhed de bruger den dag.

Målet er altid, at hver app skal føle sig helt hjemme på sin platform, samtidig med at overgangen fra desktop til mobil og tilbage glat og intuitivt.

Fremtidige udfordringer

Det første svar fra Twist-brugere har bekræftet vores designhypoteser - at tråde giver en følelse af orden, ro og lang levetid til teamkommunikation, der mangler fra gruppechats-apps. Men produktudviklingsprocessen er lige ved at komme i gang. Der er stadig en masse centrale designudfordringer og spændinger inde i appen, som vi har brug for at løse. Her er de største to:

At få alle teammedlemmer til at opleve værdien af ​​tråde.

Onboarding er et spørgsmål for ethvert produkt, men den unikke, langsigtede gevinst ved at holde samtaler i Twist gør os ikke nogen favoriserer. Nye brugere tyr naturligvis mod meddelelser - den del af appen, der mest kan lide gruppechat - fordi det er det lettere paradigme at begynde at bruge.

På den anden side kræver tråde, at du tænker mere dybt og kommunikerer mere omhyggeligt om et bestemt emne. Det kan føles mere formelt og skræmmende, og det er ikke altid klart for nye brugere, hvorfor de skal bruge tråde over beskeder. A-ha-øjeblikket er meget mindre øjeblikkeligt end med gruppechat.

En bruger beskrev, hvordan Twist klikkede på ham, da han kunne vende tilbage til en tråd og hente, hvor han slap en uge senere. Det er lang tid mellem at begynde at bruge en app og det at kunne virkelig opleve dens værdi. Vi er nødt til at designe måder, hvorpå nye brugere kan forstå og opleve værdien af ​​Twist i en mere kondenseret tidsramme.

Men onboarding er en lille del af en meget større udfordring, vi står over for ...

Ændring af holdkulturer.

De fleste virksomheder i dag kører stadig på realtidskommunikation - i møder eller chat eller endda e-mail. De giver ikke plads til, at folk kan fokusere på dybt arbejde. Disse hold kommer aldrig til at forstå værdien af ​​at bruge Twist over Slack eller nogen af ​​de andre snesevis af gruppechats-apps derude, hvis de ikke ved, hvordan afbrydelse fra arbejde kan gøre deres ansatte sundere og mere produktive.

Mens Twists tråd-centriske design gør det meget lettere at samarbejde asynkront, kan hold stadig bruge Twist i realtid, ligesom de tidligere har gjort med e-mail. Hvis din chef forventer, at du reagerer med det samme, har du ikke et valg. Uanset hvor omhyggeligt vi designer appen til at være opmærksom på folks opmærksomhed, kræver ændring også et skift i tankegangen af ​​både brugere og teamledere.

Når vi bygger Twist, indså vi, at in-app-design skal suppleres med med vilje designet oplevelser uden for appen - i vores Hjælp, på vores blog, i vores e-mails, på vores sociale mediekanaler, i vores illustrationer - der fremmer en mere opmærksom, afbalanceret tilgang til teamwork. Indholdsdesign og appdesign skal gå hånd i hånd.

Ændring af holdkulturer vil ikke ske natten over, men vi mener, at de virksomheder, der foretager dette skift, er dem, der vil overgå resten. I sidste ende måler vi succesen med Twists design i antallet af teams, vi hjælper med at komme dertil.

Der var meget mere, der gik ind i Twist, som vi ikke kunne dække her. Hvis du stadig har spørgsmål om designprocessen bag Twist, svarer designteamet glade for dem! Fortæl os det i kommentarerne nedenfor eller på Twitter på @twistappteam.

Følg vores designteam på dribbble.com/twist og dribbble.com/todoist.

Ana er chef for design hos Doist og arbejder med Twist og Todoist. Elsker af mad, rejser og læring.Alex er en produktdesigner for Twist & Todoist. Ind i UI / UX, illustration, fodbold, tech og produktivitet. dribbble.com/alexmuench

Mere fra os om, hvordan vi arbejder: